Stagiair Office & Management Assistant

FUNCTIEOMSCHRIJVING

Als Intern Office Manager & Management Assistant vervul jij een cruciale rol binnen ons bedrijf. Naast het beheer van kantoorgerelateerde zaken, ondersteun je ook onze CEO bij zowel zakelijke als persoonlijke taken. Je organiseert kantoorprocessen, helpt bij het bijhouden van kantoorbenodigdheden en creëert een gastvrije werkomgeving. Als de rechterhand van de CEO beheer je haar communicatie, plan je afspraken en help je bij haar personal branding en social media-beheer. Je bent ook betrokken bij zakelijke reizen en biedt ondersteuning op het gebied van een gezonde levensstijl en interieur. Kortom, je bent een echte duizendpoot die Next Gen Talents laat floreren! Daarnaast hechten we veel waarde aan ons fijne team en daarom nemen we ook onze interns aan met het oog op door te groeien naar vaste functies binnen ons bedrijf.

WERKZAAMHEDEN

• Office Management en CEO-ondersteuning: Verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van alle office gerelateerde activiteiten en bied uitgebreide ondersteuning aan de CEO op zowel zakelijk als persoonlijk vlak.
• Kantooroptimalisatie: Als expert in procesoptimalisatie worden kantoorprocessen georganiseerd en gestroomlijnd, inclusief het opzetten en verbeteren van systemen voor efficiënter werk, het plannen van vergaderingen en het beheren van de kantooragenda. Met een scherp oog voor mogelijke verbeteringen worden aanpassingen geïmplementeerd om de workflow te optimaliseren.
• Facilitair beheer: Actief bijhouden en beheren kantoorbenodigdheden, inclusief het bestellen en opslaan van voorraden, om ervoor te zorgen dat het kantoor goed uitgerust blijft voor dagelijkse activiteiten. Ook het creëeren en handhaven van een huiselijke en gastvrije werkomgeving door het zorgen voor een nette en opgeruimde kantooromgeving.
• Teamondersteuning: Fungeren als steun en toeverlaat voor het team en externen door het bieden van praktische hulp en ondersteuning bij dagelijkse taken en projecten. Actief inspelen op de behoeften van het team om de werkomgeving te optimaliseren.
• Samenwerken: Nauw samenwerken met ons fantastische team, klanten en externe partijen om ervoor te zorgen dat alle office operaties soepel en efficiënt verlopen, zowel aan de voorkant als aan de achterkant.
• Ondersteuning CEO: Bij een breed scala aan zakelijke en persoonlijke taken, waaronder agendaplanning en coördineren van afspraken, e-mailbeheer en correspondentie, en het afhandelen van ad-hoc verzoeken.
• Creatieve input: Verstrekken voor content creatie en social media beheer, waaronder het brainstormen over posts, het schrijven van teksten en het plannen van berichten op diverse platforms om de online aanwezigheid van de CEO te versterken.
• Zakentrips: Meegaan op en coördineren (zakelijke) reizen, inclusief het regelen van vluchten, accommodatie en transport, en het verstrekken van reisroutes en informatie aan betrokkenen.
• Adviseren: Van de CEO op het gebied van gezonde voeding, fashion, interieur en styling, bijvoorbeeld door het helpen bij het selecteren van gezonde maaltijden maar ook kleding voor (zakelijke) evenementen en het inrichten van ruimtes.
• Bedrijfsoptimalisatie: Bijdragen aan de algehele efficiëntie en effectiviteit van het bedrijf door proactief te zijn en taken zelfstandig af te handelen.

FUNCTIE-EISEN

• Organisatorisch: Beschikken over uitstekende organisatorische vaardigheden, oog voor detail en het vermogen om effectief te multitasken en prioriteiten te stellen.
• Projectmatig: In staat om verschillende taken en projecten te coördineren en te beheren, en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Van het plannen van vergaderingen tot het bijhouden van de kantooragenda, jij houdt alles georganiseerd en gestroomlijnd. Flexibiliteit en aanpassingsvermogen zijn jouw tweede natuur!
• Gastvrij: Je houdt ervan je team in de watten te leggen en biedt praktische hulp en ondersteuning bij dagelijkse taken en projecten. Je warme en gastvrije persoonlijkheid draagt bij aan een huiselijke sfeer waar het team dankbaar voor is.
• Positieve Teamgerichtheid: Een positieve houding en teamgericht, met het vermogen om effectief samen te werken met verschillende belanghebbenden. Je bent een echte teamspeler die bijdraagt aan een positieve werkomgeving en een goede samenwerking tussen collega's bevordert.
• Planningsvaardig: Sterke planningsvaardigheden en het vermogen om vooruit te denken, waarbij strategisch wordt nagedacht over toekomstige behoeften en activiteiten van het kantoor en de CEO.
• Social Media Fanaat: Affiniteit met social media management en content creatie. Als je ervaring hebt met het beheren van sociale mediaplatforms en het schrijven van boeiende content voor online publicatie, is dat een waardevolle aanvulling op je vaardigheden.
• Lifestyle: Een passie voor een gezonde levensstijl en bent geïnteresseerd in fashion, styling en interieur.
• Creator Economy: Affiniteit met de wereld van online content creators, strategie, talentmanagement en influencer marketing, begrijpt dat deze vorm van marketing de markt zal beheersen, bent bewonderd door de creator economy en hebt een sterk verlangen om bij te dragen aan het collectieve succes van Next Gen Talents.
• Start-up Economy: Je houdt van een snelgroeiende dynamische start-upomgeving, en gedijt in een omgeving waar 'The sky is not even the limit'.
• Opleiding en ervaring: HBO/WO werk- en denkniveau in een relevante richting.
• Bij voorkeur woonachtig in Amsterdam.
• Start & Duur: z.s.m en in overleg – minimaal 6 maanden.